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Auditores e Interventores

BoredPanda publicó hace un tiempo, memes clásicos: Un abuelo comparte los memes de su época en fotocopias. Incluía este.

Auditor. Persona que aparece en el campo de batalla, después de que se ha librado la batalla y dispara a los heridos.

No pude más que sonreir. Dedicada mi carrera a ejecutar proyectos, ese es exactamente el sentimiento que me producen los auditores y los interventores. Tras un esfuerzo sobrehumano de sacar adelante un proyecto, el auditor vendrá a pedir información dispendiosa de compilar, para comprobar cosas que no tienen relevancia: robarle a uno un montón de tiempo y luego presentar un reporte de incumplimiento por el 2% que se retrasó, ignorando por completo el 98% que salió bien o que el 2% de atraso se puede recuperar en una semana.

Esa sensación de que la auditoría o la interventoría no tiene como objetivo ayudar a sacar adelante un proyecto, es un sentimiento frecuente en las personas que trabajan proyectos. ¿Es real esa percepción?

El rol del Auditor e Interventor

La respuesta más corta y sencilla, es si. El auditor o interventor no tiene interés de ayudar a gestionar o ejecutar el proyecto, pues este no es su rol. Su rol es verificar el cumplimiento de procedimientos, especificaciones o contratos. El auditor o interventor no está preocupado si los miembros del equipo de trabajo pierden tiempo, o tienen más trabajo que no está planeado, porque no son el Gerente de Proyecto. 

Es el Gerente del Proyecto quien debe asumir la responsabilidad de monitorear y controlar si se está generando una carga de trabajo no planeada a los miembros del equipo, o si hay desviaciones en los cronogramas, avances, costos o calidad esperada. De notarse problemas en alguno de estos frentes, es el Gerente de Proyecto quien está llamado a hacer algo al respecto.

El rol de equipo de Proyecto

En el alcance del proyecto, estará definida cuál es la obligación del equipo del proyecto frente a las interventorías o auditorias. Lo más probable es que esté definido como una restricción o una obligación contractual, en que quienes ejecutan el proyecto deben probar que se han cumplido con unos requisitos mínimos. Seguramente, se inclurá también algúna obligación relativa a dar información que permita el trabajo de la interventoría o la auditoria en forma de reportes, accesos a sistemas o bases de datos, entre otros. 

Identificadas estas obligaciones, es importante recordar que esto no significa que el equipo de trabajo tiene obligación de entregar todo lo que pide la interventoría o auditoria, participar en todas las reuniones a los que los citen, o permitir que sean ellos quienes tomen desiciones sobre el proyecto. Los auditores e interventores con frecuencia sentirán que quienes ejecutan el proyecto no les ayudan con la entrega de información como ellos la necesitan o con la disponibilidad que ellos dispensan. Esa percepción también es cierta. El equipo de ejecución del proyecto no tiene el rol de verificar el cumplimiento ni hacer el trabajo del auditor y la interventoría, automatizar sus consultas o reportes, analizar los datos, etc. Su prioridad es la ejecución del proyecto y da prioridad a las acciones que avanzan la ejecución, no a las de control externo.

El rol del Gerente de Proyecto

Es tarea del Gerente de proyecto, la gestión de todas las partes interesadas en un proyecto y es un conflicto usual el que se presenta entre miembros del equipo de trabajo del proyecto y los equipos de interventorías y auditorías. Es necesario ejecutar el proyecto, pero también cumplir las obligaciones relacionadas con probar que se ha cumplido y se ha entregado la información requerida. 

La única alternativa para el Gerente es aclarar, las veces que sea necesario, a las partes interesadas, cuál es el alcance del trabajo a hacer para garantizar el cumplimiento. Monitorear y ajustar una y otra vez, hasta que se logre el balance adecuado entre el cumplimiento y el trabajo no planeado.

De otra forma, el Auditor será siempre acusado de ser el malvado, y equipo del proyecto acusado de no colaborar. Es necesario ver la perspectiva de los dos grupos, su rol y prioridades, y sobre esto, construir una relación respetuosa que permita a todos cumplir su trabajo.